Filtrare dati utilizzando un filtro automatico su Excel.

Molti dei miei clienti utilizzano i fogli di calcolo come Microsoft Office Excel per utilizzare e ricavare informazioni relative ai clienti, ai prodotti, ai ricavi di vendita e molti altri tipi di dati.

Cosa succede spesso? Succede che quando il volume dei dati di una singolo foglio di lavoro cresce a dismisura riempiendosi di righe e colonne gli stessi facciano fatica a reperire le informazioni desiderate. Ad esempio se si desidera isolare i migliori 10 clienti in una città particolare negli ultimi sei mesi, può essere necessario perdere molto tempo per analizzare tutti i dati inseriti. Ecco allora che la domanda che mi si pone è : Come faccio ad ordinare i miei dati ? Come posso estrapolare le informazioni che mi interessano?

Niente di più semplice.  Excel è dotato di una semplice funzionalità chiamata ” Filtro automatico ”  che consente di visualizzare solo i dati desiderati ed escludere il resto. Il filtro non modifica in alcun modo i dati. Non appena il filtro viene rimosso tutti i dati tornano ad essere visualizzati esattamente come in precedenza.

Filtrando le informazioni contenute in un foglio di lavoro, è possibile trovarne rapidamente i valori. È possibile applicare il filtro a una o più colonne di dati. Un filtro consente di definire non solo gli elementi che si desidera visualizzare, ma anche quelli che si desidera escludere. È possibile filtrare in base a opzioni selezionate in un elenco oppure creare filtri specifici direttamente per i dati che si desidera visualizzare.

Vediamo ora come procedere per attivare la funzionalità del filtro automatico.

Come prima operazione dobbiamo selezionare i dati da filtrare.

Nel gruppo Ordina e filtra della scheda Dati fare clic su Filtro.

Fare clic sulla freccia nell’intestazione di colonna per visualizzare un elenco che consente di selezionare il filtro desiderato.

Nell’elenco di testo o numeri, deselezionare la casella (Seleziona tutto) in alto nell’elenco e quindi selezionare le caselle degli elementi da mostrare nella tabella.

Nota: A seconda del tipo dei dati contenuti nella colonna, nell’elenco verrà visualizzato Filtri per numeri o Filtri per testo.

Nel caso specifico da questa tabella voglio selezionare tutte le operazioni che contengono il titolo San Paolo. Seleziono pertanto solo la casella desiderata e confermo cliccando sul pulsante Ok. A questo punto Excel nasconde tutte le righe del foglio di calcolo tranne quelle che contengono quella stringa di testo nella colonna.

Se si desidera ottenere informazioni più specifiche, è possibile aggiungere un filtro ad un’altra colonna, un altro ad un’altra colonna, e così via. È possibile fare clic sulla freccia accanto all’intestazione di ogni colonna per applicare un filtro. Nell’esempio specifico potrei filtrare ulteriormente solo le operazioni che nella colonna quantità abbiano valore 5000,00.

Filtrare in base a numeri specifici

• Fare clic sulla freccia nell’intestazione di tabella della colonna da filtrare.
• Se la colonna include numeri, fare clic su Filtri per numeri.
• Selezionare l’opzione desiderata e immettere le condizioni per il filtro.Ad esempio, per mostrare i numeri superiori a un determinato valore, selezionare Maggiore o uguale a e quindi immettere il numero desiderato nella casella.

Per filtrare i dati in base a due criteri, immettere i criteri nelle caselle e selezionare And se entrambi i criteri devono essere rispettati oppure Or se è sufficiente che uno dei due criteri risulti vero.

Filtrare gli elementi per colore

Se si sono applicati colori diversi per le celle o i tipi di carattere oppure un formato condizionale, è possibile filtrare in base alle icone o ai colori visualizzati nella tabella.

• Fare clic sulla freccia nell’intestazione di tabella della colonna a cui si è applicata la formattazione condizionale o con colore:
• Fare clic su Filtra per colore e selezionare il colore della cella, il colore del tipo di carattere o l’icona in base a cui applicare il filtro.

Utilizzo avanzato dei filtri Excel

Particolarmente utili si può rilevare l’utilizzo di filtri più complessi. In particolare Il filtro Primi 10.

Primi 10 (o ultimi 10) in una colonna
È possibile utilizzare il filtro Primi 10 nelle colonne di numeri o date. Tale filtro consente di trovare i valori più elevati o più bassi (i numeri o le date più grandi o più piccoli). Il filtro non è limitato ai primi 10 o agli ultimi 10 elementi di una colonna. È possibile scegliere quanti elementi si desidera visualizzare: solo 1 o fino a 500. Ad esempio è possibile utilizzare Primi 10 per trovare i prodotti con prezzo più alto o più basso,  Per utilizzare Primi 10 in una colonna di dati in Excel, fare clic su una cella di dati nella colonna, quindi fare clic sulla freccia Filtro automatico di quella colonna.

Rimuovere un filtro

Se non si riesce a trovare i dati desiderati in un foglio di lavoro, è possibile che siano nascosti da un filtro. Se ad esempio il foglio di lavoro contiene una colonna di date, è possibile che sia stata filtrata in modo da mostrare solo determinati mesi. È possibile rimuovere un filtro da una colonna specifica o eliminarli tutti contemporaneamente.

Rimuovere un filtro da una colonna

• Fare clic sul pulsante Filtro accanto all’intestazione della colonna, quindi scegliere Cancella filtro da <“nome colonna”>.

Rimuovere tutti i filtri da un foglio di lavoro

• Fare clic sulla scheda Dati, quindi scegliere Cancella.

Riconoscere i dati filtrati

Se è presente un filtro, uno dei pulsanti seguenti viene visualizzato accanto all’intestazione della colonna:

Questo pulsante indica che è presente un filtro e che non è stato usato per ordinare i dati nella colonna.

Questo pulsante indica che è stato usato un filtro per filtrare o ordinare i dati nella colonna.

Autore: Luca Zappalà
Consulente Informatico Aziendale in Catania