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ERP? Ecco le 5 domande chiave
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soluzioni erp

ERP? Ecco le 5 domande chiave

L’adozione di un Sistema ERP ( Enterprise Resource Planning ) è spesso considerato, in azienda,  come un passo fondamentale per la crescita sia in termini di efficienza e di completezza funzionale , sia in termini di workflow dei processi, è infatti attraverso un ERP che dotiamo la nostra organizzazione di uno strumento condiviso capace di ottimizzare ed efficentare le risorse, ma anche di indirizzare le scelte di business in relazione alle rilevazioni emerse dall’analisi approfondita dei dati e dal confronto degli scenari che permettono di pianificare strategie che coinvolgano tutti i reparti aziendali.

Ciò sta a voler dire che la soluzione ERP deve essere prima di ogni cosa una piattaforma accessibile ( ad esempio web ), intuitiva, di semplice utilizzo ma anche duttile, completa e parametrizzabile a secondo delle esigenze aziendali. Una soluzione ottimale che ci permetta di configurare dei cruscotti che soddisfino le esigenze del reparto amministrativo, dell’ufficio marketing della logistica , del reparto commerciale ed anche del Top management che deve altresì disporre di una visione d’insieme.

Da dove cominciare per identificare l’interfaccia utente più adatta alle proprie (molteplici) esigenze? Rispondere a cinque domande chiave, solo apparentemente banali, può risultare davvero utile.

#1. A cosa serve il Sistema ERP?

Lo scopo di un sistema ERP è quello di cui si è parlato sino ad ora, ma la sua utilità più caratterizzante, naturalmente, varia da azienda ad azienda. In base a cosa si determina l’utilità intrinseca della soluzione ERP ? Non solo in base ai settori merceologici ed ai mercati di cui si occupa ma anche in relazione alle dimensioni dell’organizzazione, all’approccio che la stessa ha verso i propri clienti e al modello di business adottato.  Ma l’azienda verso quale vantaggio  competitivo dovrebbe primariamente convergere per l’adozione della soluzione ERP ?

  • Incremento delle vendite?
  • Miglioramento della attività di logistica?
  • Creazione di un sistema dinamico di misurazione dei risultati aziendali per incentivare le performance dei collaboratori?

Determinata una prima impact zone e raggiunti i gli obbiettivi prioritari, attraverso le informazioni estrapolate dai dati grezzi, sarà il nostro sistema ERP a suggerire quali linee adottare , agendo conseguentemente sugli altri processi aziendali.

 

#2. A chi serve il Sistema ERP?

Chi sono le risorse aziendali che dovranno avere accesso all’ERP ? E’ di fondamentale importanza comprendere chi dovrà essere coinvolto all’utilizzo del nostro sistema ERP.  Il mio consiglio è di prevedere diversi livelli di accesso, con funzionalità, interfacce e gestioni dedicate, poichè essendo davvero ampio lo spettro di azione si rende necessario adottare funzionalità specifiche per reparto, prevedendo comunque una reale interoperabilità anche tra utenti con competenze e ruoli differenti.

Non dimentichiamoci che le risorse in questione lavorano all’interno della stessa organizzazione, anche se possono operare in luoghi fisicamente o geograficamente diversi: creare interfacce simili o riconoscibili per quegli elementi che fanno riferimento all’una e all’altra divisione eviterà fraintendimenti e renderà più semplice l’identificazione di eventuali problemi sorti a cavallo delle diverse funzioni.

 

#3. Su quali dispositivi deve essere disponibile l’ERP?

Fino a qualche anno nessuno si sarebbe posto il problema: l’accesso alla soluzione ERP avveniva da desktop in ufficio, o al massimo attraverso un remote desktop. Oggi non è più cosi, oggi si rende necessario l’utilizzo del lavoro agile, e sopratutto per la forza commerciale la possibilità di utilizzare gli strumenti della soluzione ovunque ci si trovi è fondamentale, anzi direi strategica.

L’attività lavorativa migliora e le performance si ottimizzano se si riesce ad essere produttivi dove e quando è realmente necessario, ecco quindi che si rende assolutamente necessario prevedere di adottare una soluzione che preveda una interfaccia che sia pratica, funzionale e gradevole anche su tablet o perchè no anche su smartphone. Le nuove frontiere parlano di AI e dispositivi come l’Apple Watch saranno sicuramente impattati.

Molte soluzioni sono nativamente responsive, ovvero in grado di adattarsi automaticamente al formato del display in uso. Ma di nuovo: essendo le esigenze di ciascuna azienda estremamente diversificate, meglio pianificare con accuratezza a quali funzioni e su quali dispositivi occorre dare la precedenza.

 

#4. Quale grado di sicurezza per il Sistema ERP?

Spesso la nota dolente di molti gestionali, improntati su database o sistemi open source è la sicurezza dei dati. Sarete d’accordo con me nell’assentire che i dati aziendali sono il patrimonio più importante del vostro business. Valutare i criteri di autenticazione degli utenti su un sistema ERP è un aspetto di fondamentale importanza e richiede una certa flessibilità.  Adottare sistemi di sicurezza molto macchinosi può andare a discapito di una certa flessibilità, e viceversa troppa flessibilità potrebbe risultare troppo poco sicura. User experience significa prima di tutto facilità d’uso.  L’ERP deve quindi garantire al tempo stesso protezione dei dati e accessibilità attraverso metodi di autenticazione efficaci ma non complessi.

 

#5. L’ERP può diventare anche uno strumento di marketing esterno?

Non ultimo resta da valutare il grado di interazione che la soluzione ERP può avere con i vostri clienti.

Pensiamo ad un sistema e-commerce o ad un sistema di Help-Desk, la vostra soluzione ERP deve poter interagire con strumenti e soluzioni che oggi sono diffuse, garantendone interoperabilità, interscambio di dati e di gestione o ancor meglio averle integrate come un sistema CRM. (a tal proposito ti consiglio di leggere  il mio articolo Realizzare un progetto crm in poche semplici mosse ).

 

Ricapitolando, sappiamo che non esiste l’ERP perfetto per tutti e sopratutto sappiamo che nessuna software house di una certa importanza e serietà installerà la propria soluzione senza una approfondita e precisa analisi iniziale, è dunque conveniente per entrambe le parti una collaborazione fattiva nell’opera di sovrapposizione della logica di funzionamento dell’ERP alla struttura aziendale , ponendo l’attenzione all’utilizzo e alla trasformazione del dato e dell’informazione.

 

 

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