15 Gen Sul CRM: passaggi chiave per garantire un database CRM pulito, affidabile ed efficace

Customer Relationship Management (CRM) e altri fornitori di software amano pubblicizzare le loro caratteristiche, funzionalità, automazione, strumenti di intelligenza artificiale e analisi. Buon per loro. Ma alla fine, e indipendentemente dal sistema che acquisti e dagli strumenti che usi, è solo un database. E se i dati sono un disastro, il tuo sistema è inutile, sia ora che come risorsa vendibile futura. Quindi, come garantire che il tuo database CRM abbia dati buoni, affidabili, aggiornati, accurati e completi? È necessario effettuare le seguenti operazioni.

Assumere un amministratore.

Per cominciare, è necessario disporre di un amministratore responsabile del database. Questo non deve essere un esperto di database o un guru IT. Deve essere un utente esperto intelligente che ha il compito di garantire che i campi siano completati, aggiornati e aggiornati e che gli utenti siano addestrati a inserire correttamente i dati. Tale persona è responsabile della completezza e dell’accuratezza dei dati. Devono essere esperti del sistema e avere il supporto di consulenti esterni e del fornitore del software. Se qualcosa è mancante, errato o incompleto, è compito di quella persona non solo risolverlo, ma implementare i controlli necessari per garantire che non accada di nuovo.

Mantieni la semplicità.

Quindi, mantieni il tuo database semplice. I fornitori di CRM amano pubblicizzare la possibilità di creare migliaia di campi e innumerevoli schermate e visualizzazioni. Non farlo. I tuoi addetti alle vendite e al servizio clienti – gli utenti principali del tuo sistema – non hanno il tempo di continuare a compilare tutte le informazioni che ti piacerebbe avere in un mondo perfetto. Non è un mondo perfetto. Accontentati dei campi chiave necessari per gestire l’account del cliente. Limita i campi e le schermate. Semplifica l’immissione dei dati e quindi blocca gli utenti su questo.

Impostare i controlli di sicurezza.

E il modo in cui tieni i tuoi utenti a questo è attraverso i controlli di sicurezza. Quando i campi richiedono l’immissione di dati, rendili obbligatori in modo che un utente non possa passare al campo o alla schermata successiva. Meglio ancora, ove possibile, incorporare elenchi a discesa che si aprono automaticamente in modo che gli utenti siano costretti a inserire i dati dall’elenco. Viviamo in un paese libero, ma ciò non significa che dovresti consentire ai tuoi utenti la libertà di inserire tutto ciò che vogliono ovunque vogliano. Certo, puoi lasciare alcuni campi di note per descrizioni più lunghe. Ma i tuoi campi rimanenti dovrebbero essere inchiodati con scelte limitate e richieste.

Limitare l’accesso.

Sulla stessa nota, non tutti gli utenti hanno bisogno di vedere ogni campo. Più campi e schermate consenti agli utenti di vedere, più complesso stai rendendo il tuo sistema, il che viola la regola precedente “mantieni il tuo database semplice”. Crea visualizzazioni personalizzate a cui possono accedere solo determinati utenti di determinati gruppi di utenti in modo che non debbano preoccuparsi o confondersi con altre schermate che non si applicano a loro.

Sfrutta l’automazione.

Successivamente si desidera sfruttare gli strumenti di automazione del sistema. Un tempo si chiamavano processi automatizzati. Ora si chiamano flussi di lavoro. Ma presto saranno chiamati qualcosa a che fare con l’intelligenza artificiale perché AI ( leggi l’articolo AI: I 10 più grandi errori che le aziende commettono quando creano una strategia di intelligenza artificiale ) è l’ultima parola d’ordine per aiutare a vendere prodotti. Vabbè. È necessario impostare avvisi sui campi chiave in modo che l’amministratore e l’utente interessato ricevano una notifica quando un campo è vuoto, contiene dati dubbi o non è stato aggiornato per un periodo di tempo. L’amministratore deve ricevere una notifica quando vengono creati nuovi record dei clienti in modo che possa dare una rapida occhiata a ciò che è stato fatto per assicurarsi che tutto sia completato in modo accurato. È necessario disporre di campi che dipendono da altri campi in modo che, quando un campo è completo, venga visualizzato un elenco di ricerca correlato per un campo connesso.

Rapporto.

Infine, hai bisogno di rapporti regolari e utili che escono dal tuo sistema. Perché? Perché ancora una volta, il tuo sistema CRM è solo un database e i database contengono dati importanti per aiutarti a gestire la tua attività. Scegli alcuni report chiave – pipeline, preventivi aperti, chiamate di servizio, nuovi lead – e assicurati che il tuo management non solo riceva questi report, ma li esamini e agisca di conseguenza. Una volta che vedono quanto sono utili questi dati, più si adatteranno al nuovo sistema. E quando i dati sono mancanti o incompleti, fai attenzione! Quegli stessi manager abbaieranno agli utenti che non stanno facendo ciò che devono fare in modo da avere le informazioni necessarie per aiutare a gestire il loro gruppo. Avere buoni report che vengono esaminati e invocati dalla direzione è un controllo interno auto-correttivo per qualsiasi database.

Tutto questo richiede tempo, impegno e pianificazione. Questo è il motivo per cui è importante coinvolgere un consulente o un esperto nel tuo sistema CRM che possa guidarti attraverso il processo o apportare le modifiche stesse se non hai il tempo o la voglia. Dopo aver configurato le cose, l’amministratore dovrebbe essere addestrato a portare la palla da lì, in modo che siano esperti nell’apportare ulteriori modifiche, modifiche e modifiche al sistema. Se non puoi farlo, o non sei disposto a impegnarti nel tempo, nel denaro e negli sforzi necessari, alla fine avrai un pasticcio di un database. Ciò significa che il tuo sistema CRM alla fine fallirà. Lo so. Ho visto questo.

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